In samenwerking met evenementen die in de RAI plaatsvinden, organiseren we Donation Rooms. Spullen, eten en drinken dat na een beurs over is, wordt gedoneerd aan maatschappelijke initiatieven in Amsterdam. We inventariseren zorgvuldig wat deze initiatieven nodig hebben, zoeken daar het juiste aanbod bij en organiseren het proces. Het helpt maatschappelijke partijen om hun doelen te verwezenlijken én voorkomt afval.
In 2025 zetten we een belangrijke nieuwe stap. We vragen de leveranciers van RAI Amsterdam nu ook om actief te doneren, met spullen of diensten. In 2025 werd het eerste voorbeeld hievan gerealiseerd. ExpoFlora, verhuurder van planten, meubels en decoratie doneerde een vrachtwagen vol spullen die nog goed zijn, maar niet meer verhuurd kunnen worden. O.a. barkrukken, tafels, banken en planten. Het Leger des Heils en HVO Querido hebben deze goed kunnen inzetten. We voeren nu gesprekken met andere leveranciers en leggen afspraken ook contractueel vast.
Ecologische impact
De ecologische impact is niet het hoofddoel van de Donation Rooms, maar die impact is er wel. Door spullen te doneren aan maatschappelijke initiatieven, voorkomen we dat spullen worden weggegooid. Het produceren van goederen heeft de grootste (vaak vergeten) milieu-impact: grondstoffen, energie, afval en vervoer zijn daar componenten van (bron: Babette Porcelijn, Think Big Act Now). Het hergebruik van goederen levert een directe milieubesparing op. Daarnaast voorkomen we dat voedsel wordt weggegooid. Op een beurs zoals Horecava, waar veel met voedsel wordt gewerkt, kan het om duizenden kilo’s gaan.
Maatschappelijke impact
Door spullen die gebruikt of over zijn te doneren aan maatschappelijke initiatieven in de buurt, dragen we eraan bij dat zij hun maatschappelijke doelen bereiken. We gaan actief de buurt in om te zoeken naar initiatieven waaraan we waarde kunnen toevoegen. Hun behoefte staat centraal. Met ruim 15 partijen werken we structureel samen, waaronder Leger des Heils, Regenboog Groep, Buurtteam Zuid, Blije Buren en Voedselbank Amsterdam Zuid.
Bij evenementen waarvan we weten dat er spullen zullen overblijven die bruikbaar zijn voor deze partijen, stellen we voor om een Donation Room te organiseren. Na het evenement verzamelen we met vrijwilligers (zowel personeelsleden van de RAI als externe partijen) bruikbare spullen. In de parkeerkelder hebben we een Donation Room opslag van 150 m2. Het kan gaan om meubilair, planten, schrijfwaren, elektronica, kleding, frisdrank of voedsel bijvoorbeeld. De maatschappelijke organisaties halen dit op bij de RAI.
Zichtbaarheid
We richten ons vooral op succesvolle matchmaking tussen de behoeften van de maatschappelijke initiatieven en de (commerciële) partijen die spullen overhebben.
Voor ons is de verbinding met de stad belangrijk. De MVO-managers van RAI Amsterdam hebben nauw persoonlijk contact met maatschappelijke initiatieven in de buurt. Ze overleggen over de behoeften en of/hoe RAI Amsterdam via Donation Rooms daaraan kan bijdragen. Zo worden alleen spullen gedoneerd die echt waarde toevoegen voor de organisatie.
RAI Amsterdam benadert evenementen die in aanmerking komen individueel. Zij reageren vaak enthousiast. Organisatoren en exposanten waarderen de sociale waarde (in vaktaal: SROI). Daarnaast verlagen ze hiermee hun CO2-voetafdruk en blijven ze niet zitten met spullen die ze niet mee terug kunnen nemen. Steeds vaker vragen organisatoren naar de mogelijkheden, bij een aantal is het inmiddels een vast onderdeel van het evenement.
Bovendien worden organisatoren zich zo ook bewust van de maatschappelijke initiatieven in en rond Amsterdam.
Schaalbaarheid
In 2018 startten we, samen met een organisator, de eerste Donation Room. Inmiddels doen er jaarlijks zo’n 12 evenementen mee, waar duizenden kilo’s eten, duizenden liters drinken en honderden m2 aan bruikbare meubels en andere spullen worden opgehaald. In 2025 bijvoorbeeld ook 700 basketballen, een elektrische gitaar en een drumstel.
De schaalbaarheid is groot: de Donation Rooms worden volledig door RAI Amsterdam gerund en personeel werkt graag vrijwillig mee. Het lokale ROC levert ook vrijwilligers. We beperken ons tot lokale doelen om de lijnen kort te houden, en inventariseren goed wat hun behoefte is. Tegelijkertijd streven we ernaar te voorkómen dat er spullen overblijven (bijvoorbeeld door herbruikbare standmaterialen): dat is het meest duurzaam.
Sinds 2025 betrekken we ook leveranciers van de RAI. Wanneer een maatschappelijk initiatief een behoefte heeft die een leverancier kan invullen, gaan we in gesprek. Dat kunnen spullen zijn, maar ook diensten, zoals technische ondersteuning.
